Fungsi Kepala Surat, Bagian Kepala Surat, dan Kegunaanya

Fungsi Kepala Surat, Bagian Kepala Surat, dan Kegunaanya - Walaupun saat ini surat sudah jarang digunakan lagi untuk berkirim pesan, namun peran surat juga masih ada, lho. Salah satunya bagi instansi pemerintah atau swasta. Umumnya, surat memang masih digunakan dalam berbagai lembaga instansi, organisasi atau perusahaan.

Kalau surat pribadi, mungkin tidak membutuhkan kepala surat. Namun, jika pengirimnya adalah lembaga, pastinya kepala surat menjadi keharusan. Namun, tahukan kamu apa sebenarnya fungsi kepala surat itu?

Fungsi Kepala Surat, Bagian Kepala Surat, dan Kegunaanya

Fungsi kepala surat

Kepala surat atau yang juga dikenal dengan sebutan kop surat, yaitu merupakan bagian dari surat yang berada di lokasi paling atas. Di mana bagian tersebut berfungsi memudahkan penerima surat untuk mengetahui nama, dari mana dan alamat kantor instansi atau organisasi pengirim surat tersebut. Kepala surat ini juga menjadi identitas dan berfungsi untuk menunjukan keresmian surat tersebut.

Bagian-bagian yang terdapat di kepala surat

Jika surat tersebut resmi, umumnya kepala surat resminya terdiri atas:
  1. Nama kantor organisasi atau instansi pengirim
  2. Alamat instansi
  3. Nomor kotak pos (jika ada)
  4. Nomor kode pos
  5. Nomor telepon (jika ada)
  6. Nomor teleks (jika ada )
  7. Lambang atau logo instansi atau organisasi.
Khusus untuk surat niaga, kepala surat juga sering dilengkapi dengan beberapa informasi tambahan, yang diantaranya:
  1. Alamat kantor cabang
  2. Nama bank
  3. Jenis usaha yang dijalani
  4. Logo atau lambang perusahaan

Manfaat kepala surat dalam surat niaga/perusahaan

Untuk surat niaga, biasanya juga akan dicantumkan cabang dan relasi dari perbankan perusahaan tersebut. Hal ini bertujuan agar orang yang berkepentingan untuk berbisnis dapat memperoleh kemudahan saat bertransaksi dengan perusahaan tersebut. Pastinya dengan adanya informasi seperti nama bank resmi perusahaan di kepala surat, maka dapat menekan terjadinya penipuan ataupun kejahatan lainnya

Kepala surat dalam surat niaga secara garis besar juga memiliki beberapa manfaat untuk tujuan bisnis

1. Sebagai alat pengenal

Logo, layout, alamat, dan bidang usaha yang dijalaninya akan tercantum pada kepala surat tersebut. Dengan begitu, para penerima akan mudah mengetahui apa, siapa dan bidang apa yang dijalani perusahaan tersebut dengan lebih mudah.

2. Sebagai alat penyebaran informasi

Kepala surat yang mencantumkan informasi yang lengkap dengan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat, dan nomor telpon/faksimile tentunya juga akan memudahkan para calon pelanggan/klien/relasi dalam menghubungi perusahaan pengirim surat tersebut

3. Sebagai media promosi

Logo, terkadang layout, jyga dapat menbangun dan menciptakan image penerima surat secara tidak langsung.

Nah itulah beberapa fungsi kepala surat serta manfaat, bagian-bagian yang ada di dalamnya. Nah, walaupun surat sudah jarang digunakan, namun untuk instansi atau lembaga, bahkan perusahaan sekalipun, surat sangat bermanfaat bukan? Itulah sedikit pengenalan kita tentang kepala surat.

Postingan terkait: